自営業の第一歩を踏み出したとき、まずぶつかる壁の一つが「帳簿をどうするか」という問題。
簿記の知識なんてないし、自分で帳簿をつけるのは難しそう。
でも会計ソフトってちょっと手が出ないし……
そんな問題を解決するため、簿記の知識が無くとも、日々の取引を見たまま、ありのままに1ずつ行入力していくだけで、システムが裏側で正規の「複式簿記」を自動生成してくれる「零式・Excelの複式事業簿」を構築していく。
ここでは、選択すべき勘定科目が分からなかったり、必要な決算整理仕訳が分からなかったりする場合の、AIへの質問用プロンプトをまとめて紹介していく。
～零式・Excelの複式事業簿～
ガイドライン
――作成マニュアル――
――利用マニュアル――
本記事はWindows版Excel 2021を基に解説しています。
Excel 365やMac版をご利用の場合、一部表示や機能に違いがある場合があります。
◆
◆
零式・Excelの複式事業簿――入力や選択がわからなくなったとき
「零式・Excelの複式事業簿」は、簿記の知識がない個人事業主でも、自身の力で複式簿記による記帳を完遂できるよう設計された補助システムである。
借方・貸方といった複雑な区分の判断から、仕訳帳や総勘定元帳の自動生成まで、可能な限りの処理を裏側で全自動化している。
しかし、「この特殊な取引はどの勘定科目を選ぶべきか？」といった、個別の状況に応じた人間の判断がどうしても必要になる場面が存在する。
従来であれば、ネットで時間をかけて調べるか、税理士などの専門家に相談するしか解決策はなかった。しかし、今はAI全盛の時代だ。
ChatGPTやGeminiなど、無料で利用できる生成AIを「専属の会計アシスタント」として駆使することで、こうした疑問を解決できるようになった。
本記事では、記帳作業中に迷った際、AIから回答を引き出すための「代表的な質問用プロンプト」をまとめている。
不明点が出た際のサポートツールとして活用してほしい。
◆
零式・Excelの複式事業簿――質問用プロンプトまとめ
◆
勘定科目リストに勘定科目を追加したいときのプロンプト
『零式・Excelの複式事業簿～第1章：勘定科目リスト～ 』にて撰述した、勘定科目リストに自身で新たな勘定科目を追加したいときのAI質問用プロンプト。
「零式・Excelの複式事業簿」では基本的に青色申告に対応できるよう、代表的な勘定科目のみをデフォルトで用意しているため、後から他の勘定科目が必要になった際、どんな科目名を追加したらいいか分からなくなった場合に、このプロンプトを利用してみてほしい。
なお、追加する際は記事に記載の注意事項に従って追加するように。
以下のプロンプトをコピペして、必要事項を入力した上でAIに質問してみよう。
私は個人事業主（青色申告）です。
以下のような取引が発生したため、自作のExcel事業簿に勘定科目を追加して記帳したいと考えています。
■発生した取引の内容
「【ここに、どのような取引があったか具体的に入力してください。例：仕事で使う〇〇のサブスク代を払った、取引先と喫茶店で打ち合わせを行った 等】」
この取引を記帳するのに最も適した「勘定科目名」を提案してください。
また、その勘定科目を私のシステムに登録するため、以下の各項目の設定値を青色申告決算書（一般用）のルールに基づいて出力してください。
■出力してほしい項目
・勘定科目名（一般的な名称）
・分類（1_資産、2_負債、3_純資産、4_収益、5_費用 のいずれか）
・帳票区分（B/S、P/L のいずれか）
・税区分（非課税、不課税、標準課税、要判定 のいずれか）
・証憑区分（領収書やレシートの保存が必要ならTRUE、不要ならFALSE）
■出力形式
勘定科目名：
分類：
帳票区分：
税区分：
証憑区分：
提案の理由・解説：◆
取引帳にて選択する勘定科目がわからないときのプロンプト
日々の取引を取引帳に記帳していく際、どの勘定科目を選択すればいいか分からないということは決して珍しくない。
たとえば「取引先と会うためにタクシーで移動する」場合は「旅費交通費」であるのは感覚的に分かるが、「取引先と一緒に打ち合わせの会場にタクシーで移動する」場合はどうか？（正解は「接待交際費」）
このような、「この取引は何の勘定科目を選択すればいいのだろう？」という疑問がわいた際に、以下のプロンプトで質問しよう。
以下のプロンプトをコピペして、必要事項を入力した上でAIに質問してみよう。
私は個人事業主（青色申告）です。
以下の取引について、記帳するための「勘定科目」と「分類（資産・負債・収益・費用のどれか）」を個人の「青色申告決算書（一般用）」に則って教えてください。
取引の内容：「【★ここに具体的な内容を入力。例：取引先と一緒に現場にタクシーで移動】」
出力は以下の形式で、簡潔に答えてください。
勘定科目：
分類：
理由：◆
固定資産台帳にて中古の固定資産を入力するときのプロンプト
固定資産を取得し、固定資産台帳にて管理する際に、自身での耐用年数の入力が必要になる。
新品での耐用年数は、国税庁の「法定耐用年数表」によって資産の種類や用途ごとに一律で定められているため、その年数をそのまま手入力すれば問題ない。
しかし中古で固定資産を取得した場合、法定耐用年数をそのまま使うのではなく、経過年数を考慮した「中古資産の耐用年数（簡便法）」を用いて計算した年数を設定しなければならない。
以下の質問プロンプトから、耐用年数を導き出し、固定資産台帳の[耐用年数]に入力しよう。
以下のプロンプトをコピペして、必要事項を入力した上でAIに質問してみよう。
あなたは優秀な税理士（AI）です。
個人事業主が中古で購入した固定資産の耐用年数を、所得税法の「簡便法」に基づいて計算してください。
以下の情報から、この中古資産の「計算式」「端数の処理プロセス」、そして最終的に確定申告（固定資産台帳）の耐用年数の欄に入力すべき「年数（整数）」を分かりやすく出力してください。
【 入力データ 】
・購入した商品：【 例：中古のカメラ 】
・新品の場合の法定耐用年数：【 例：5 】年
・製造からの経過年数（何年落ちか）：【 例：2 】年
【 出力ルール 】
1. 「寿命を超えている（法定耐用年数≦経過年数）」か「寿命が残っている（法定耐用年数＞経過年数）」かを自動判定してください。
2. 1年未満の端数（月数）が出た場合は切り捨てるルールを適用してください。
3. 計算結果が2年未満になった場合は、一律で「2年」とする税法の最低ルール（2年未満切り上げ）を適用してください。◆
決算整理仕訳にて必要な決算整理がわからないときのプロンプト
簿記の知識を持たない者にとって、1年の総決算である決算整理仕訳は極めて難解に感じるだろう。
しかも、事業形態や状況によって必要となる仕訳が異なるため、初心者には適切なガイドが欠かせない。
「零式・Excelの複式事業簿」では、専用の決算補助シートを用いることで、個人事業主が最低限行わなければならない決算整理仕訳の手順をサポートしている。
しかし、自身の事業特有の事情により、補助シートに記載されていないイレギュラーな決算処理が必要になる場面も出てくるはずだ。
そういった特殊な仕訳に直面した場合は、以下のAI質問用プロンプトを活用してクリアしてほしい。
まず以下のプロンプトをコピペして、必要事項を入力した上でAIに質問してみよう。
あなたはプロの税理士であり、簿記の専門家です。
私は個人事業主（青色申告）です。今年の決算整理仕訳について教えてください。
【私の事業状況・今年あった特殊な取引】
※ここにあなたの状況を自由に書いてください。
（例：事業で使っていた30万円の機材を廃棄した）
（例：〇〇の補助金を受け取ったが、まだ入金されていない）
上記の状況を踏まえ、私に必要な「決算整理仕訳」を洗い出してください。
※ただし「現金過不足」「在庫の棚卸」「前払・未払費用」「固定資産の減価償却」「未払消費税」の基本的な処理はすでに完了しているため、提案から除外してください。必要な決算整理仕訳を提案された場合、その取引入力をどのように入力すればいいかの質問プロンプト。以下をコピペして更に質問しよう。
ありがとうございます。
では、提案していただいた決算整理仕訳を、私が使っている自作の会計システム「零式・Excel의 複式事業簿」の取引帳にそのまま入力できるよう、以下のルールに「必ず」従って出力してください。
【システムの入力仕様（取引帳への入力ルール）】
私は「取引帳」というシートに1行ずつデータを入力します。列は以下の6つです。
1. 日付：「12/31」
2. 取引区分：以下のルールで判定してください。
・売上などの収益（プラスのハプニング）が絡む場合 ＝「収入」
・経費などの費用（マイナスのハプニング）が絡む場合 ＝「支出」
・資産・負債・純資産の間だけで動く取引 ＝「移動」
3. 「勘定科目」の列：取引の「理由・目的」となる科目を入れます。借方・貸方の概念に囚われず、必ず以下のルールを厳守してください。
・取引区分が【収入】の場合 ➡ 「売上高」などの収益科目をここに配置
・取引区分が【支出】の場合 ➡ 「消耗品費」や「雑損失」などの費用科目をここに配置
・取引区分が【移動】の場合 ➡ 複式簿記の「借方（左側）」にくる科目をここに配置
4. 「決済手段」の列：お金の「出入り口」となる科目を入れます。必ず以下のルールを厳守してください。
・取引区分が【収入】の場合 ➡ 「普通預金」「現金」、または未収の相手方となる「売掛金」や「未収金」をここに配置（＝お金が入ってきた場所）
・取引区分が【支出】の場合 ➡ 「普通預金」「現金」「クレカ未払金」、または未払の相手方となる「未払金」や「事業主借」をここに配置（＝支払いの元・負担した場所）
・取引区分が【移動】の場合 ➡ 複式簿記の「貸方（右側）」にくる科目をここに配置
5. 金額：算出した金額
6. 詳細：摘要欄です。ここには必ず「決算整理仕訳：〇〇」というように「決算整理仕訳」というキーワードを含めてください。（※システムがこの文字を検知して消費税を自動で不課税にするため）
上記ルールに基づき、私が迷わず入力できるよう、具体的な入力値を表形式（日付 | 取引区分 | 勘定科目 | 決済手段 | 金額 | 詳細）で出力してください。